“Bonjour Docteur, je vous envoie ma nouvelle attestation de mutuelle par mail tout de suite.”
Cette phrase, vous ou votre secrétaire l’entendez probablement plusieurs fois par jour. Dans l’urgence du quotidien, accepter un document médical ou administratif par email (Gmail, Outlook, Orange…) semble être la solution la plus rapide.
Pourtant, en 2025, cette habitude représente une faille de sécurité majeure pour votre cabinet et une perte de temps invisible considérable.
Entre les exigences de la CNIL, le RGPD et la menace cyber, voici pourquoi il est urgent de changer de méthode pour collecter les données de vos patients, et comment le faire simplement.
1. L’email standard n’est pas une “Messagerie sécurisée de santé”
C’est le point le plus critique. La plupart des boîtes mail classiques ne sont pas chiffrées de bout en bout. Envoyer une ordonnance, un résultat d’analyse ou une carte vitale par email revient, numériquement, à envoyer une carte postale sans enveloppe : n’importe quel intermédiaire technique malveillant peut potentiellement en lire le contenu.
Le risque légal (RGPD et HDS)
En tant que professionnel de santé, vous êtes responsable des données que vous manipulez. Le RGPD impose une protection stricte. Si la boîte mail de votre patient est piratée (ce qui arrive fréquemment), et qu’elle contient vos échanges médicaux, votre responsabilité peut être engagée pour défaut de sécurisation des moyens de transmission.
Pour être conforme, les données doivent transiter et être stockées via des solutions respectant les normes de sécurité élevées (chiffrement fort, hébergement souverain, traçabilité).
2. Le cauchemar administratif : Calculez votre “temps perdu”
Au-delà de la sécurité, la gestion des emails est un frein à la productivité de votre secrétariat. Analysons le trajet d’un document reçu par email :
- Ouvrir l’email (parfois noyé dans les spams).
- Télécharger la pièce jointe.
- Constater que le patient a envoyé une photo floue prise sur un coin de table.
- Renommer le fichier (qui s’appelle souvent
IMG_2025.jpg) avec le nom du patient. - Déplacer le fichier dans le bon dossier du logiciel métier.
- Supprimer le mail pour ne pas laisser de trace (souvent oublié).
Résultat : Environ 3 à 5 minutes perdues par document. Multiplié par 10 patients par jour, c’est plus de 3 heures de secrétariat perdues par semaine.
3. La solution : Passez du “Push” au “Pull” avec la collecte sécurisée
Plutôt que d’attendre que le patient vous “pousse” un email (souvent incomplet), la solution moderne consiste à utiliser un système de demande de dépôt sécurisé, comme Doksure.
Comment ça marche ?
Le processus est inversé pour garantir sécurité et gain de temps :
- Vous envoyez une demande : Depuis Doksure, vous sélectionnez un modèle “Dossier admission” ou “Mise à jour administrative” ainsi qu’un patient “M. Dupont”.
- Le patient reçoit un lien unique : Il clique sur un lien sécurisé (sur son mobile ou ordinateur). Pas d’inscription requise pour lui.
- Dépôt guidé : Le patient prend son document en photo ou le charge.
- Réception propre : Le document arrive chez vous, déjà nommé, et classé.
4. Cas concrets : Quand utiliser Doksure en santé ?
Cette solution s’adapte parfaitement aux flux administratifs lourds :
- Chirurgiens & cliniques : Pour récupérer l’intégralité du dossier de pré-admission.
- Dentistes & orthodontistes : Pour la validation des devis d’implants et les questionnaires médicaux pré-soins.
- Médecins spécialistes : Pour collecter les lettres de recommandation.
Conclusion
La collecte de documents ne devrait plus être une charge mentale pour les soignants. En remplaçant l’email par une solution de collecte dédiée, vous offrez à vos patients une image de modernité et de sérieux, tout en vous protégeant légalement.
