C’est la hantise de tout service des admissions : un patient arrive le matin de son intervention, mais il manque son bilan sanguin récent ou sa prise en charge mutuelle.
Résultat ? Une file d’attente qui s’allonge à l’accueil, du stress pour le patient avant son bloc, et des secrétaires qui courent après les papiers.
La pré-admission est pourtant une étape clé pour garantir la fluidité du parcours de soins. En 2025, la digitalisation de cette étape n’est plus une option, c’est une nécessité de gestion.
Voici comment transformer votre gestion des pré-admissions pour passer au “Zéro Papier” et sécuriser vos revenus.
1. Pourquoi la pré-admission “papier” ne fonctionne plus
Historiquement, le patient repartait de sa consultation chirurgicale avec une pochette cartonnée remplie de formulaires à rapporter. Le problème ?
- Le facteur humain : Le patient oublie, perd la pochette, ou remplit mal les champs.
- La charge mentale administrative : Vos équipes doivent vérifier manuellement chaque dossier le jour J, au moment où le flux est le plus tendu.
- Le risque financier : Un dossier administratif incomplet (absence de copie de carte d’identité ou de carte Vitale à jour), c’est un risque de rejet de facturation ou de retard de paiement par les organismes.
2. Digitaliser la collecte : passez en mode “Proactif”
L’objectif d’une pré-admission réussie est simple : le dossier doit être complet (vert) 48h avant que le patient ne franchisse la porte de l’établissement.
Pour cela, l’email ne suffit pas (non sécurisé, difficile à tracer). Il faut inverser la vapeur : ne plus attendre que le patient “pense” à amener ses documents, mais utiliser une solution de collecte automatisée qui va les chercher pour vous.
Les documents essentiels à collecter en amont :
- Justificatifs d’identité (CNI, Passeport).
- Attestation de droits (Carte Vitale) et Carte Mutuelle (Recto/Verso).
- Consentement éclairé signé.
- Devis signé.
- Questionnaire d’anesthésie (si non dématérialisé dans le DPI).
3. Doksure : L’outil pour automatiser vos pré-admissions
C’est ici que Doksure intervient pour soulager votre secrétariat. Plutôt que de développer un portail patient complexe et coûteux, Doksure permet de créer des demandes de documents sécurisées en quelques clics.
Le scénario idéal :
- Envoi du lien : Dès la programmation de la date d’intervention, le patient reçoit un lien sécurisé sur son smartphone (SMS/Email).
- Dépôt simple : Il prend en photo sa carte mutuelle et sa CNI directement depuis son canapé. Pas d’application à installer.
- Contrôle automatique : Doksure vérifie la réception. Si le patient oublie, le logiciel le relance automatiquement (J-7, J-3…).
- Réception propre : Le jour de l’admission, votre équipe dispose déjà de tous les PDFs, nommés et classés.
L’accueil se résume à un sourire et une vérification d’identité.
4. Les bénéfices pour votre établissement
Digitaliser la pré-admission avec une solution de collecte comme Doksure impacte trois niveaux :
- Expérience patient : Moins d’attente au guichet, moins de stress administratif avant une opération. Il se sent pris en charge.
- Qualité de Vie au Travail (QVT) : Vos secrétaires passent moins de temps à faire la police et plus de temps à rassurer et accueillir les patients.
- Sécurité des données : En utilisant une plateforme chiffrée, vous sortez les données de santé des boîtes mail vulnérables et vous conformez aux exigences HDS/RGPD.
Conclusion
La pré-admission ne doit plus être une formalité administrative lourde subie le matin de l’hospitalisation. En l’anticipant grâce au numérique, vous gagnez du temps médical et administratif précieux.
